Efikasan rad sa predmetima u javnoj upravi


Evolva ePisarnica je web aplikacija za digitalizaciju rada gradske ili lokalne uprave koja olakšava rad službenika te predstavlja modernu i kvalitetnu uslugu građanima.

ePisarnica služi kao centralizirana evidencija radnih dokumenata i skenirane arhive koja omogućava brzo rješavanje predmeta. Aplikacija ubrzava rad i komunikaciju svih uključenih strana čime se postiže efikasan i transparentan rad javne uprave na zadovoljstvo građana.


Prednosti korištenja aplikacije ePisarnica


Za upravu i pročelnike

Centralizirana evidencija - predmeti više dislociranih upravnih odjela su dostupni sa središnjeg mjesta.
Lako signiranje dokumenata - brza i laka raspodjela predmeta u svrhu optimalne alokacije resursa.
Realokacija resursa - na temelju podataka o radu referenata mogu se donijeti odluke o preraspodjeli posla kako bi se ubrzalo rješavanje predmeta.
Kontrola rada - aplikacija bilježi sve aktivnosti na predmetima i aktima te se može rekonstruirati povijest svih akcija.
Automatski izvještaji - opcija slanja e-mail izvještaja sa statistikom rada djelatnika pročelniku.


Za djelatnike pisarnice

Automatska dodjela rednog broja - aplikacija dodjeljuje novom predmetu slobodni redni broj za klasu, a aktu u predmetu redni broj za urudžbeni broj.
Ispis naslovnice - aplikacija ispisuje naslovnicu na žutu košuljicu predmeta na temelju unesenih podataka.
Korištenje barcode-a - ispis košuljice sa barcode-om pomaže kod brzog pronalaska predmeta sa barcode čitačem.

Za stručne suradnike/referente

Digitalizacija poslovanja - signirani dokumenti su odmah dostupni za rad, a arhivirana građa se može lako pretražiti u digitalnom obliku.
Lako upravljanje dokumentima - opcija skeniranja i uploada postojećih dokumenata, uz predloške za brzu izradu novih dokumenata.
Brza komunikacija - mogućnost slanja zadataka elektroničkim putem drugim korisnicima i praćenje izvršenja.
Dostupnost predmeta drugih odjela - moguće je pretraživati i povezati predmete iz više upravnih odjela.
Baza znanja - različiti dokumenti poput odluka, propisa i pravilnika dostupni su na jednom mjestu.
Lako pretraživanje predmeta i akata - ovisno o pravima pojedinog korisnika moguće su razne opcije pretraživanja.


Za građane

Brže rješavanje predmeta - komunikacija između građana i referenata postaje brža i ažurnija.
Uvid u status predmeta - online pristup omogućava provjeru statusa tijekom postupka rješavanja.

Moduli aplikacije


Neupravni i upravni predmeti - pregled predmeta uz opcije pretraživanja i filtriranja te jednostavnu dodjelu predmeta referentima.
Sadržaj predmeta - popis ulaznih i izlaznih akata vezanih na predmet sa uvidom u dokumente, povijest svih promjena podataka i mogućnost ispisa.
Akt predmeta - za svaki ulazni ili izlazni akt upisuju se osnovni podaci te se uz opcije upload, skeniranje ili copy-paste mogu dodavati Word, Excel ili PDF dokumenti.

Omot spisa predmeta - osnovni podaci o predmetu i njegovom trenutnom statusu odnosno fazi obrade.
Zadaci i kretaljka - opcija slanja zadataka za npr. signiranje predmeta, rješavanje predmeta ili stavljanje u arhivu.
Knjiga ulazne pošte - dodijeljeni zadaci u obliku poruka od drugih djelatnika, sa komentarima i pratećim dokumentima.
Statistika rješavanja predmeta - grafički prikaz rješavanja zadataka po predmetima od strane odjela odnosno djelatnika.

Napredne funkcionalnosti


Elektroničko potpisivanje - aplikacija se može integrirati sa aplikacijom ePotpisna mapa koja služi kao automatsko vođenje dostavne knjige uz slanje predmeta pročelnicima na odobrenje digitalnim potpisom, nakon čega je dokument odmah dostupan za sljedeći korak.
Online pristup za građane - aplikacija nudi mogućnost da građani putem interneta pregledavaju sve akte vezane za njihov predmet te prate obradu svog predmeta.
E-mail obavijest - automatsko slanje poruke građanima kada se promijeni status njihovog predmeta ili je dodan akt na predmet.
Pivot predmeta - pomoću grafičkog prikaza velike količine podataka moguće je pregledavati i uspoređivati predmete prema više kriterija u svrhu statistike i određivanja prioriteta za rad.

Usklađenost sa Uredbom

ePisarnica je usklađena sa Uredbom o uredskom poslovanju.

ePisarnica Grada Varaždina

Evolva je implementirala aplikaciju ePisarnica u Gradu Varaždinu u suradnji sa upravom i službenicima Grada sa svrhom da se unaprijedi stanje u upravi uz transparentnu uslugu građanima. O tome kako je zamišljena ePisarnica za Grad Varaždin te što je o njoj rekao dogradonačelnik Slobodan Mikac povodom predstavljanja 14. listopada 2011. godine pročitajte na web portalu Varaždinske vijesti.

Industrijska ePisarnica

Za tvrtke i institucije čije poslovanje nije podložno Uredbi o uredskom poslovanju izrađujemo rješenja prema specifičnim potrebama klijenta.

Kontaktirajte nas