Web aplikacija za upravljanje sjednicama Društva
Rješenje eSjednice je web aplikacija koja ubrzava i olakšava rad Tajništva tijekom svih poslova oko
sjednica Društva te ujedno omogućava bržu komunikaciju sa predlagačima točaka dnevnog reda i članovima Uprave.
Služi kao elektronička podrška za pripremu i održavanje sjednica te obavljanje poslova
nakon sjednica, čime se postiže efikasniji rad Tajništva Društva i kontrola nad svim zaduženjima
oko sjednica i proizašlih iz njih.
U fazi pripreme sjednice aplikacija eSjednice olakšava pripremu dnevnog reda i upravljanje pripadajućom dokumentacijom.
Nakon održavanja sjednice u aplikaciji je dostupna sva dokumentacija vezana za sjednicu te se lako prati
izvršavanje zaduženja po svim odlukama sa sjednice.
Prednosti korištenja aplikacije eSjednice
Za tajnika
Sve informacije na jednom mjestu
- aplikacija eSjednice daje pregled svih sjednica sa pripadajućim dokumentima i odlukama.
Brza priprema sjednice
- laka priprema dnevnog reda i jednostavno slanje obavijesti predlagačima.
Drastično manje mailova
- prema organizacijskoj strukturi i ovlastima, Tajništvo lakše vrši distribuciju informacija
i dokumenata vezano za određenu sjednicu.
Lako prikupljanje točaka dnevnog reda
- putem email poruka ili ručnim unosom otvorene točke se spremaju za kasnije
dodavanje budućim sjednicama.
Automatizacija aktivnosti
- aplikacija može sama izvršavati aktivnosti kao npr. kontrola zaduženja prema roku,
izrada dokumenta sa dnevnim redom itd.
Predlošci za dokumente i email poruke
- brza izrada dokumenata i email poruka pomoću predložaka koje aplikacija
ispunjava sa podacima dotične sjednice.
Dodjela rednog broja
- aplikacija dodjeljuje redni broj sjednice i broj odluke prema zadanim pravilima.
Za predlagače, članove Uprave i izvršitelje
Pravovremena informacija
- obavijesti za prijavu točaka dnevnog reda ili druge relevantne informacije oko sjednica stižu putem emaila.
Status zaduženja
- moguća je brza provjera i ažuriranje svih zaduženja za koje je određena osoba odgovorna.
Pristup dokumentaciji
- brz pristup arhivi dokumenata vezanih za pojedinu sjednicu, a sukladno ovlaštenjima pojedine osobe.
Za cijelo Društvo
Brzina i točnost u poslovima oko sjednica
- aplikacija predstavlja kvalitetnu podršku svim poslovima vezanima za sjednice Društva.
Upravljanje odlukama i praćenje izvršenja
- aplikacija eSjednice omogućava ažurnu evidenciju odluka donesenih po svim točkama dnevnog reda,
uz distribuciju teksta odluka sa pripadajućom dokumentacijom te kontrolu izvršenja zaduženja
u skladu sa rokovima i odgovornostima.
Moduli aplikacije
Kalendar sjednica
- glavni ekran aplikacije koji služi za pregled svih održanih i planiranih
sjednica tijekom godine odnosno na određeni dan, te omogućava brzo kreiranje nove sjednice.
Ekran sjednice
- služi za upravljanje cjelokupnim podacima o sjednici, pripremu dnevnog reda i slanje
email obavijesti predlagačima i članovima.
Upravljanje točkama dnevnog reda
- izrada dokumenata i kreiranje odluka vezano za pojedinu točku dnevnog reda te
mogućnost slanja točaka dnevnog reda na email u obliku zasebnih PDF dokumenata.
Nerazvrstane točke dnevnog reda
- spremnik pristiglih prijedloga točaka koji se mogu pridružiti budućoj sjednici.
Upravljanje odlukama i zaduženjima
- kreiranje zaduženja, definiranje odgovornih osoba i organizacijskih jedinica te
praćenje statusa izvršenja.
Predlošci za dokumente i email poruke
- priprema teksta za dnevni red, zaključke, odluke i zapisnik, sa stavkama
koje će se moći dopuniti podacima iz aplikacije ili ručnim unosom.
Konfiguracija
- definiranje tipova sjednice, vrsta statusa zaduženja za potrebe kontrole roka,
pravila provjere email poruka te drugih parametara.