Sustav za podršku procesima nabave
eNabava je sustav za upravljanje procesima nabave koji ubrzava pojedine korake procesa i rad sa
dokumentima u postupcima nabave.
Sustav prati procese nabave od trenutka kada se pokreće i odobrava svaki pojedini proces nabave te se
zatim pribavljaju ponude, pa sve do izdavanja i evidencije svih drugih dokumenata proizašlih
iz nabave kao što su ugovori, primke, izlazni računi i drugi.
Na temelju procesa nabave generiraju se financijski izvještaji za potrebe
kontrole troškova (CAPEX i OPEX) po projektima, kontima ili mjestu nastanka troška, što predstavlja čvrstu
podlogu za donošenje daljnjih odluka u poslovanju.
Prednosti korištenja sustava eNabava
Za djelatnike nabave
Lako provođenje nabave
- sustav daje pregled radnih zadataka i omogućava slanje obavijesti
dobavljačima čime se ubrzava postupak nabave.
Dokumentacija na jednom mjestu
- brz pristup, lako pretraživanje i uređivanje dokumenata vezanih za nabavu
te kreiranje veza između njih.
Digitalizacija poslovanja
- skeniranjem ili unosom dokumenta copy-paste metodom stvara se baza
elektroničkih dokumenata.
Status procesa
- djelatnici nabave lako prate otvorene procese nabave sa uvidom u sve
preostale korake koji se po tom procesu trebaju odraditi.
Elektronsko odobravanje
- brzo davanje odobrenja odgovornih osoba, uz slanje e-mail obavijesti dobavljačima,
a pri čemu je osigurana tajnost podataka i limitiran pristup ostalim korisnicima.
Kontrola ugovornih obaveza
- sustav šalje e-mail poruku sa podsjetnikom o isteku ugovora ili potrebnom
plaćanju po ugovoru.
Za dobavljače
Obavijest o otvorenom natječaju
- sustav šalje automatsku email poruku dobavljaču kako bi ga obavijestio da je otvoren novi
natječaj.
Online nabava
- pristup svim potrebnim informacijama o otvorenoj nabavi i mogućnost dostave ponuda direktno u sustav.
Za upravu i kontroling
Kontrola troškova
- pregled ukupnih iznosa kapitalnih troškova (CAPEX) i operativnih troškova (OPEX) po projektima,
kontima i mjestu nastanka troška kako bi se utvrdili premašeni budžeti ili neiskorištena sredstva.
Efikasnost i preciznost u radu
- odobrenja i obaveze vrše se kroz aplikaciju čime se osigurava njihovo
pravovremeno izvršavanje.
Podloga za donošenje odluka
- uprava tvrtke u svakom trenu ima ažurne financijske informacije o prošlim i
planiranim troškovima.
Moduli aplikacije
Procesi nabave
- kreiranje procesa nabave i upravljanje zaduženjima tijekom pojedinih faza procesa
u skladu sa odlukama ovlaštenih osoba.
Dokumenti nabave
- kreiranje, pregledavanje i uređivanje dokumenata nabave kao što su natječajna
dokumentacija, ponude, odluka o odabiru dobavljača, zahtjev za nabavu, ugovori,
narudžbenice, fakture, primke, otpremnice i drugo.
Definiranje koraka procesa
- vizualno definiranje koraka procesa (tzv. workflow) i pravila za
određen tip dokumenta i grupu korisnika.
Šifrarnici
- lak unos i pregled svih tipova projekata, konta, mjesta troška, grupa dokumenata,
tečajne liste, statusa procesa i ostalo.
Urudžbiranje
- unos i klasifikacija ulaznih i izlaznih računa uz skeniranje fizičkog dokumenta
ili jednostavan unos digitalne verzije dokumenta te stvaranje veze na određeni proces.
Radni zadaci
- djelatnik nabave na jednom mjestu vidi pregled svih primljenih zadataka kako bi brzo i
ciljano odradio potrebne korake na otvorenim procesima nabave.
Pregled po dobavljačima
- popis svih zahtjeva za nabavu određenog dobavljača kako bi se dobila slika ukupnog
iznosa troška.
Izvještaji o procesima nabave
- statistika u obliku financijskih izvještaja uz mogućnost ispisa u Excel tablici služi za
donošenje kvalitetnih odluka za poboljšanje procesa nabave.
