Digitalno potpisivanje dokumenata
ePotpisna mapa je sustav za digitalno potpisivanje dokumenata koji ubrzava odobravanje
dokumenata i omogućava praćenje tijeka procesa vezanih za te dokumente.
ePotpisna mapa predstavlja jedinstveno rješenje za poslovne korisnike koje omogućava
ovjeravanje sadržaja dokumenta bez potrebe za fizičkim putovanjem papira i ručnim potpisivanjem.
Definiranjem pravila za svaku vrstu dokumenta osigurava se poštivanje svih koraka
tijekom cijelog procesa odobravanja.
Prednosti korištenja aplikacije ePotpisna mapa
Ubrzan proces odobravanja
- dokument više ne putuje fizički od stola do stola već je po završetku jednog koraka
odmah elektronički dostupan idućem korisniku.
Trenutni status dokumenta
- postiže se bolja kontrola nad dokumentima jer u svakom trenutku znamo koja osoba
treba napraviti koji sljedeći korak.
Kontinuirana poboljšanja
- na temelju statistike o koracima procesa uočavaju se i korigiraju kritične točke
kako bi se ubrzao cijeli proces.
Centralizirana arhiva dokumenata
- korisnici putem interneta ili intraneta pristupaju svim dokumentima i uz
jednostavno pretraživanje dobivaju informacije o kreiranju i odobrenju dokumenta.
Ušteda troškova
- digitalno potpisivanje eliminira troškove papira i ispisa fizičkih dokumenata,
kao i propuste koji mogu nastati prilikom ručnog potpisivanja zbog gubitka dokumenta
ili propuštenog odobrenja.
Napredne funkcionalnosti
Sustav predložaka dokumenata
- kreiranje novog dokumenta olakšano je pomoću definiranih predložaka, a definiranem polja za unos podataka i validacijom unosa ubrzava se popunjavanje dokumenta.
Različite mogućnosti odobravanja
- certifikat sa smart kartice korisnika ili sa aplikacijskog servera kreira vidljiv digitalni potpis u PDF dokumentu, dok je evidencija o svakoj akciji korisnika uvijek dostupna u aplikaciji.
Kontrola rokova
- definiranjem neradnih dana i zamjenskih korisnika tijekom godišnjih odmora
ili bolovanja osigurava se praćenje rokova uz upozorenje kada se bliži rok
za davanje odobrenja.
E-mail notifikacija
- nadležna osoba dobiva obavijest o novom dokumentu koji čeka odobrenje,
dok se obavijest o završenom koraku procesa može poslati svim zainteresiranim stranama.