Document Management System



U poslovanju svih tipova tvrtki pojavljuje se veliki broj dokumenata kao što su računi, ugovori, ponude, dopisi, projektna dokumentacija, ISO dokumentacija i drugo. Svi ovi dokumenti trebaju se pratiti, arhivirati i mijenjati, a uz to moraju uvijek biti dostupni i ažurni uz kontrolu pristupa.

Evolva svojim klijentima nudi tehnologiju Evolution DMS koja pokriva sve potrebe efikasnog rada s dokumentima čineći ga bržim, lakšim i sigurnijim, te zbog toga čini temelj svakog kvalitetnog poslovnog informatičkog sustava. Softversko rješenje za upravljanje poslovnim dokumentima temeljeno na tehnologiji Evolution DMS služi kao podrška uredskom poslovanju kroz cijeli životni ciklus dokumenata na način da omogućava njihovu efikasnu pohranu, uređivanje i distribuciju.

Poslovne koristi



Za korisnike

Digitalizacija dokumentacije - skeniranjem papirnatog dokumenta ili ubacivanjem elektroničke verzije dokumenti su dostupni u sustavu bez daljnje potrebe za fizičkom arhivom.
Centralizirana arhiva dokumenata - sustav okuplja sve dokumente na jednom mjestu i na taj način omogućava brzo pretraživanje cijele arhive sukladno ovlastima.
Web-bazirano rješenje - rad kroz web preglednik omogućava brz pristup korisnicima sa udaljenih lokacija i sa mobilnih uređaja.
Checkout/checkin - dokumenti se lako preuzimaju sa centralnog repozitorija za uređivanje na lokalnom računalu nakon čega se nova verzija sprema na centralni repozitorij.
Brza komunikacija - slanje email poruka iz sustava doprinosi lakšoj distribuciji informacija u cilju bolje komunikacije između djelatnika koji rade s istim dokumentima.

Za cijelu organizaciju

Smanjenje troškova - moderno rješenje za upravljanje dokumentima donosi uštede vezane za ispis i arhiviranje dokumentacije te eliminira mogućnost nastanka propusta i fizičke štete.
Veća efikasnost - olakšano rukovanje dokumentima dovodi do veće brzine i točnosti u radu s dokumentima.
Višedimenzionalna organizacija - samo uz pomoć softverskog rješenja moguće je pretraživanje prema više kriterija i sa različitih gledišta što nije slučaj kada se dokumenti nalaze na disku računala.
Kontrola pristupa - sustav nudi definiranje sigurnosnih pravila za pristup, izmjenu i brisanje pojedinih vrsta dokumenata.
Forenzika - sustav bilježi sve akcije korisnika kako bi se u svakom trenutku mogao dobiti uvid u slijed izvršenih aktivnosti.
Sigurnosni backup - redovito spremanje kopije svih podataka štiti od nepredvidivih situacija.

Glavne funkcionalnosti



Ulazni, izlazni i interni dokumenti - glavni ekran svakog dokumenta služi za brz upis podataka pomoću šifarnika i pametnih polja, klasifikaciju dokumenta, dodavanje proizvoljnog opisa, prikaz dokumenta i nudi mogućnost brzog uređivanja.
Unos datoteke - lako ubacivanje Word, Excel, PDF ili nekog drugog dokumenta copy-paste metodom ili uploadanjem.
Razne opcije skeniranja - jednostrano, obostrano i višestrano skeniranje za brzu digitalizaciju fizičkih dokumenata.
Konverzija dokumenata - prebacivanje Word i Excel dokumenata u PDF format prema definiranim postavkama.
Validacija podataka - upisani podaci se automatski provjeravaju prema već ranije unesenim podacima ili određenim pravilima kako bi se spriječio unos nevažećih podataka.

Predlošci za dokumente - mogućnost izrade predložaka koji će se automatski popuniti podacima iz aplikacije kako bi izrada dokumenata bila brža i točnija.
Pretraživanje dokumenata - brzo pretraživanje prema tipu dokumenta, klijentu odnosno partneru, datumu izdavanja ili transakcije, riječima u opisu ili nekom drugom kriteriju.
Slanje poruka - slanje poruke drugom zaposleniku sa direktnim linkom na dokument uz opis radnog zadatka koji treba izvršiti.
Digitalno potpisivanje - ubacivanje digitalnog potpisa uz definiranje pravila odobravanja dokumenta znatno ubrzava proces odobravanja.
Statistika - brojčani pokazatelji o izradi, promjenama i statusu dokumenata olakšavaju donošenje odluka vezano za rad s dokumentima.


Moderne tehnologije

Evolution DMS je rješenje bazirano na Java i drugim svjetski popularnim tehnologijama, kompatibilno je sa većinom SQL baza te sučelje može biti otvoreno prema EMC Documentumu.


ePisarnica

Evolva ePisarnica je web aplikacija koja se temelji na Evolution DMS tehnologiji, a služi za urudžbiranje i upravljanje dokumentima prema Uredbi o uredskom poslovanju. Saznajte više


Mogućnosti integracije

Za razliku od sličnih gotovih rješenja za upravljanje dokumentima Evolva nudi razvoj rješenja prema specifičnim potrebama korisnika uz integraciju sa postojećim aplikacijama klijenta i drugim Evolva aplikacijama.


Evolution BPM

Automatizaciju i praćenje tijeka dokumenata kroz proces obrade ili odobravanje moguće je postići sa tehnologijom Evolution Business Process Management koja služi za upravljanje poslovnim procesima.


Kontaktirajte nas