Informacijski sustav za elektroničko uredsko poslovanje
Evolva ePisarnica je web aplikacija za digitalno urudžbiranje dokumenata i predmeta. Uz naše rješenje
dobivate odlično uhodan online softver / program za uredsko poslovanje kojeg već koriste mnoge
javne ustanove i tvrtke.
ePisarnica služi za digitalizaciju rada gradske i lokalne uprave, institucija, udruga i ostalih javnih ustanova
čijim službenicima treba neometan pristup dokumentaciji.
Kao centralizirana evidencija radnih dokumenata i skenirane arhive, ubrzava rad i komunikaciju službenika
čime se postiže efikasan i transparentan rad javne uprave.
Evolva ePisarnica ima mogućnost povezivanja i razmjene podataka s drugim informacijskim sustavima
javnopravnih tijela putem
pristupne točke (API sučelja). Pismeno zaprimljeno putem pristupne točke
od drugog javnopravnog tijela sprema se u Knjigu ulazne pošte Evolva ePisarnice i dolazi korisniku na e-mail.
Zaprimljeno pismeno može se dodati u novi ili postojeći predmet Evolva ePisarnice.
Ukoliko imate postojeći sustav za evidenciju predmeta i pismena, a koji radi zastarjelosti nema pristupnu točku,
moguće je korištenje pristupne točke i modula Knjige ulazne pošte Evolva ePisarnice. Pismeno zaprimljeno putem
Evolva pristupne točke dalje se može dodati i u Vaš postojeći sustav za urudžbiranje (ručno od strane korisnika).
Prednosti korištenja aplikacije ePisarnica
Za sve korisnike dokumentacije
DIGITALNI URUDŽBENI ZAPISNIK
Digitalno arhiviranje dokumentacije, čuvanje i pretraživanje svih dokumenata u centralnoj arhivi.
DIGITALIZACIJA POSLOVANJA
Dokumenti i podaci upisani u aplikaciju su odmah dostupni za rad svim korisnicima.
RAD SA PREDMETIMA
Opcija skeniranja i uploada postojećih dokumenata, uz predloške za brzu izradu novih dokumenata.
DOSTUPNOST PREDMETA DRUGIH ODJELA
Moguće je pretraživati i povezati predmete iz više upravnih odjela.
BAZA ZNANJA
Različiti dokumenti poput odluka, propisa i pravilnika dostupni su na jednom mjestu.
LAKO PRETRAŽIVANJE PREDMETA
Ovisno o pravima pojedinog korisnika moguće su razne opcije pretraživanja dokumenata.
JEDNOSTAVNO KORIŠTENJE
ePisarnica sadrži ekrane na kojima su identična polja kao na fizičkom dokumentu pa se korisnici
lako privikavaju na rad u aplikaciji.
Za djelatnike pisarnice
AUTOMATSKA DODJELA REDNOG BROJA
Aplikacija dodjeljuje novom predmetu redni broj za klasifikacijsku oznaku, a pismenu u predmetu redni broj za urudžbeni broj.
ISPIS NASLOVNICE
Aplikacija ispisuje naslovnicu na žutu košuljicu predmeta na temelju unesenih podataka.
KORIŠTENJE BARCODE-A
Barcode na košuljici pomaže kod brzog pronalaska predmeta sa barcode čitačem.
Za upravitelje / ravnatelje / upravu
BRZA KOMUNIKACIJA
Moguće je poslati email poruku iz aplikacije u svrhu brže distribucije informacija.
LAKO SIGNIRANJE DOKUMENATA
Brza i laka raspodjela predmeta u svrhu optimalne alokacije resursa.
REALOKACIJA RESURSA
Na temelju podataka o radu referenata posao se može preraspodjeliti zbog ubrzanja.
SMANJENJE TROŠKOVA
Nije potrebno printanje velikog broja dokumenata pa su troškovi papira i ispisa puno manji.
FORENZIKA
Aplikacija bilježi sve aktivnosti na predmetima i aktima te se može rekonstruirati povijest svih akcija.
Moduli aplikacije ePisarnica
U nastavku je popis modula koje sadrži aplikacija Evolva ePisarnica, a što pojedini moduli obuhvaćaju
te kako izgledaju ekrani aplikacije pogledajte pritiskom na gumb!
- Neupravni i upravni predmeti
- Sadržaj predmeta
- Pismena
- Plan klasifikacijskih oznaka
- Omot spisa predmeta
- Zadaci i kretaljka
- Knjiga ulazne pošte
- Statistika rješavanja predmeta
- Administracija