Case study: DMS Urudžbeni za Eko Međimurje


Nikolina Tomašković 31.10.2014. u kategoriji Evolution DMS

EKO MEĐIMURJE d.d. je tvrtka sa preko 540 zaposlenih koja se bavi proizvodnjom opeke, raznih metalnih proizvoda, peći za pekarsku industriju, filtera i strojogradnjom, a čiju snagu i uspjeh potvrđuje Zlatna plaketa za najbolju međimursku tvrtku u kategoriji velikih tvrtki.


Poslovanje ovako velike tvrtke prati velika količina ulazne pošte i razne poslovne dokumentacije, zbog čega je tvrtka EKO MEĐIMURJE odlučila informatizirati proces upravljanja dokumentima sa ciljem da osigura efikasnost i kontrolu tijekom cijelog životnog ciklusa dokumenata i na taj način omogući brži i lakširad sa dokumentima.



POSLOVNI IZAZOV

Svaki poslovni dokument potrebno je rasporediti zaposlenicima kako bi ga odobrili, arhivirali ili izvršili neku drugu radnju nakon čega se svaka aktivnost mora nadzirati u međuovisnosti sa drugim potrebnim aktivnostima u okviru procesa na koji se odnose. Kada se komunikacija između zaposlenika tvrtke EKO MEĐIMURJE, zajedno sa dostavom brojnih dokumenata, odvijala isključivo fizičkim putem i kroz email poruke često se gubila kontrola nad dokumentima i izvršavanjem radnih zadataka.



RJEŠENJE: DMS URUDŽBENI PO NARUDŽBI

Prema uočenim potrebama korisnika osmišljeno je informatičko rješenje pod nazivom DMS Urudžbeni koje će tvrtki EKO MEĐIMURJE omogućiti urudžbiranje pošte, računa i drugih dokumenata te izvršavanje i praćenje radnih zadataka. S obzirom da je klijent imao specifične zahtjeve, maksimalna prilagodba rješenja njihovim potrebama bila je moguća jedino uz izradu poslovnog softvera po narudžbi.


Pomoću tehnologija Evolution DMS (Document Management System) i Evolution BPM (Business Process Management) kreirali smo web aplikaciju koja objedinjava efikasan rad s dokumentima i upravljanje poslovnim procesima. Brzina i kontrola nad svim procesnim koracima tijekom životnog ciklusa dokumenta ostvarene su pomoću poslovnih funkcionalnosti Evolution tehnologije o čemu više detalja u nastavku.



POSLOVNE KORISTI TIJEKOM CIJELOG PROCESA

Tvrtka EKO MEĐIMURJE pomoću rješenja DMS Urudžbeni ostvaruje poslovne koristi tijekom cijelog procesa upravljanja dokumentima. Tako već sam unos dokumenta u sustav olakšavaju različite mogućnosti za skeniranje dokumentacije koje pomažu da sustav funkcionira kao centralna evidencija dokumenata kroz koju je moguće lako pristupiti svakom dokumentu i pretraživati svu dokumentaciju u digitalnom obliku.


Za svaki dokument koji se nalazi u sustavu zaposlenik lako pokreće proces što znači da će sustav slati poruke zaposlenicima vezano za sve radnje koje se trebaju izvršiti vezano za određeni dokument. Na ovaj način se osigurava automatsko odvijanje nekih koraka procesa, a rad zaposlenika je puno lakši jer ih sustav vodi kroz izvršavanje pojedinih zadataka.


Koordinacija zadataka i komunikacija naočigled su brže i kvalitetnije jer se odvijaju na jednom mjestu - kroz sustav. Svaki zaposlenik ovdje dobiva popissvih primljenih i poslanih zadataka kako bi znao koje zadatke treba obaviti i da može pratiti status svih zadataka koje je poslao drugim zaposlenicima. Budući da zaposlenici sve aktivnosti izvršavaju kroz sustav u svakom trenutku je dostupan pregled svih zadataka po pojedinom dokumentu uključujući sve radnje koje su izvršene ili tek čekaju izvršenje.


Rješenjem DMS Urudžbeni omogućeno je digitalno arhiviranje dokumentacije, distribucija i uređivanje dokumenata uz lako praćenje statusa zadataka i svih koraka obrade dokumenata. S obzirom da klijent koristi sustav Navision, jedan od najvažnijih zahtjeva bila je integracija novokreiranog rješenjasa postojećim sustavom na način da se kroz aplikaciju DMS Urudžbeni mogu raditi usklađivanja podataka sa podacima u sustavu Navision kao i stvarati veze na dokumente koji se nalaze u sustavu Navision.



UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA I UPRAVLJANJE POSLOVNIM PROCESIMA PO MJERI KORISNIKA

Razvoj informatičkog sustava, od osmišljavanja do finalnog rješenja, omogućio je maksimalnu slobodu u prilagodbi poslovnih funkcionalnosti web aplikacije potrebama tvrtke EKO MEĐIMURJE uz integraciju sa postojećim sustavom. Definiranje korisničkih prava pojedinih korisnika, definiranje procesnih koraka za svaki tip dokumenta, ispis naljepnica sa rednim brojem ulazne pošte za označavanje časopisa prilikom dostave zaposlenicima i ispravno arhiviranje - ovo su samo neki od zahtjeva klijenta koji su zaživjeli u finalnom rješenju.


Tihomir Horvat, voditelj informatike u tvrtki EKO MEĐIMURJE, izrazio je zadovoljstvo što su rješenjem DMS Urudžbeni ostvareni svi postavljeni ciljevi od kojih posebno ističe digitalizaciju dokumenata kako bi se svakom dokumentu moglo lako pristupiti, brzo odobravanje dokumenta od strane više korisnika i općenito brz protok svih informacija među zaposlenicima.



EVOLUTION TEHNOLOGIJA ZA EFIKASNO UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

Tehnologija Evolution Framework, pomoću koje je razvijena ova aplikacija, temelji se na modernim Java web tehnologijama koje omogućavaju automatizaciju poslovnog procesa uz fleksibilnost u izradi rješenja po narudžbi. Tvrtka EKO MEĐIMURJE tako je dobila vlastito rješenje za efikasno upravljanje dokumentima pomoću kojeg je veliki dio aktivnosti automatiziran, a rad preko 70 zaposlenika je olakšan uz kontrolu nad svim koracima procesa.


Ukoliko Vaš poslovni problem zahtjeva individualan pristup i visoku efikasnost u informatizaciji procesa zatražite prezentaciju mogućnosti tehnologije Evolution Framework.


Kontakt

Prodaja

Tel: +385 (0)42 658-550


Pratite nas