Nikolina Tomašković 07.07.2014. u kategoriji Evolution DMS

Evolution DMS (Document Management System) je tehnologija osmišljena za lakši i brži rad djelatnika u radu s dokumentima. U ovom postu ćemo pokazati kako funkcionalnosti Evolution DMS-a donose poslovne koristi kroz cijeli životni ciklus dokumenata te tako omogućavaju efikasno upravljanje dokumentima.

EVOLUTION DMS PRATI KLJUČNA MJESTA RADA S DOKUMENTIMA

Evolution DMS ne gledamo kao zasebnu cjelinu poslovnog informatičkog sustava već kao motor koji ubrzava rad djelatnika u svim koracima procesa gdje se izvršavaju poslovi vezani za dokumente. Zato je važno analizom poslovnih procesa identificirati ključna mjesta u procesima gdje je potrebno upravljanje dokumentima, a tek tada ćemo moći DMS funkcionalnosti na odgovarajući način integrirati u postojeće sustave ili u nove sustave kojima će se tek informatizirati neki poslovni proces.

FUNKCIONALNOSTI EVOLUTION DMS-A KROZ ŽIVOTNI CIKLUS DOKUMENATA

Kada razmišljamo o integraciji DMS rješenja efikasnost kod upravljanja dokumentima podrazumijeva brzinu tijekom rada s dokumentima kroz sve poslovne proceseza koje su dokumenti vezani. U tim procesima svaki dokument se prvo mora kreirati i zatim se nad njim izvršavaju određene radnje, a na kraju njegovog životnog ciklusa potrebno ga je arhivirati. Funkcionalnosti Evolution DMS-a ubrzavaju sve te korake procesa što ćemo detaljnije sagledati kroz pojedine faze životnog ciklusa dokumenta:

• Izrada i unos dokumenta - Evolution DMS nudi mogućnost izrade predložaka za brzu izradu novih dokumenata na način da se predložak puni podacima iz aplikacije. Za unos dokumenta u sustav postoje različite opcije skeniranja fizičkog dokumenta, jednostavan upload ili copy-paste postojećih digitalnih dokumenata; uz to valja spomenuti i validaciju podataka koja provjerava unos teksta ili brojaka u pojedina polja kako bi se izbjegao neispravan unos meta podataka o dokumentu;
• Dohvat dokumenta - Evolution DMS je web-bazirano rješenje pa se svim unesenim dokumentima može pristupiti putem web preglednika ovisno o ovlastima korisnika. Dokument se može lako naći pomoću opcija pretraživanja po tipu dokumenta, odjelu kojem pripada, nazivu partnera ili klijenta, datumu, opisu ili nekom drugom kriteriju. Uz kontrolu pristupa važno je definiranje prava pojedinih korisnika sve do razine na kojoj se npr. određuje osoba koja može brisati dokumente i slično.
• Razmjena dokumenata i informacija - Evolution DMS podržava konverziju dokumenata u PDF format, a svi dokumenti se mogu direktno iz aplikacije poslati u email poruci zajedno sa opisom zadatka kojeg primatelj treba izvršiti na tom dokumentu.
• Uređivanje dokumenta - brza izmjena dokumenta funkcionira na način da korisnici dohvate dokument iz centralnog repozitorija i aprave potrebne izmjene, a okument se nakon spremanja vraća u repozitorij kao nova verzija. Na taj način je u sustavu dostupna aktualna verzija uz mogućnost pregleda povijesti svih izmjena na dokumentu.
• Odobravanje dokumenata - Evolution WFS (Workflow Management System) omogućava automatizirani slijed koraka koje dokument treba proći kroz organizaciju kako bi djelatnici izvršili sve potrebne adne zadatke vezane za taj dokument. Definiranje koraka procesa uređuje se pomoću vizualnog editora Evolution WFS-a. Kod brzog odobravanja pomaže funkcionalnost za ubacivanje digitalnog potpisa ovisno o pravilima odobravanja i važećim certifikatima za elektroničko potpisivanje.
• Arhiviranje dokumenata - spremanjem dokumenta u sustav automatski se osigurava izrada sigurnosne kopije u redovitom backupu.

EFIKASNOST ZA SVE SUDIONIKE

Uvođenjem IT rješenja za upravljanje dokumentima korisnici dobivaju centralno mjesto za rad sa dokumentima pri čemu sustav vodi korisnike kroz sve adne zadatke oje trebaju obaviti po dokumentima. Efikasnost u adu s dokumentima ogleda se u uštedama i prednostima koje svaki korisnik stvaruje tijekom cijelog životnog ciklusa svakog dokumenta.

Rješenja za upravljanje dokumentima temeljena na tehnologiji Evolution DMS podupiru poslovne procese na način da postaju njihova užna komponenta za postizanje efikasnosti. Pisali smo i o top 10 funkcionalnosti Evolution DMS-a, ali za najbolje rezultate potrebno je prepoznati potrebe korisnika i prema specifičnostima poslovnih procesa izraditi najbolje rješenje za Vaše efikasno upravljanje dokumentima.