Nikolina Tomašković 22.01.2015. u kategoriji Poslovni softver

Svaka tvrtka može pomoću IT rješenja uštedjeti vrijeme i troškove uz uvjet da na odgovarajući način analizira trenutno poslovanje i osmisli željeno stanje u budućnosti. Na temelju našeg iskustva u informatizaciji poslovnih procesa donosimo pitanja o kojima vrijedi razmisliti prije početka takvog projekta kako bi se osiguralo dobivanje maksimalnih koristi od informatizacije.

ŠTO JE ZAPRAVO INFORMATIZACIJA?

Informatizacija je proces kojim se pomoću informacijske i komunikacijske tehnologije (ICT) olakšava unos, razmjena, spremanje i obrada informacija. Takav proces treba omogućiti brz pristup do podataka i rezultata obrade tih podataka, efikasno upravljanje dokumentima i nadzor nad poslovnim procesima, a donosioci odluka moraju dobiti pregled svih podataka potrebnih za kvalitetno donošenje odluka. Najjednostavnije rečeno, softver može ubrzati i olakšati određene radnje sa informacijama i dokumentima te osigurati veću kontrolu nad procesom rada nego da se to prepusti isključivo ljudskom faktoru.

KADA JE PRAVO VRIJEME ZA INFORMATIZACIJU POSLOVANJA?

Potreba za informatizacijom se najčešće javlja kada tvrtka naraste do mjere da uz postojeći način rada i IT podršku više ne može pratiti rad svojih zaposlenika i količinu informacija. Zbog složenosti poslovanja lako se izgubi željena kvaliteta rada. Nije rijetkost ni da zakonska regulativa nametne obavezu da se određeni dio poslovnog procesa mora evidentirati u digitalnom obliku i da se izvješća moraju u kratkim rokovima dostavljati nadležnim tijelima. Sve su to razlozi zbog kojih je informatizacija ne samo poželjna već i nužna, ali jedino proaktivnost može osigurati kontinuirani napredak današnjem dinamičnom okruženju.

OD KUDA KREĆE I KAMO VODI INFORMATIZACIJA PROCESA?

Nezadovoljstvo postojećim stanjem (AS-IS) ide ruku uz ruku sa vizijom kako bi trebalo izgledati željeno buduće stanje (TO-BE). Kada se prepozna manjak kontrole nad fazom procesa, sporo odobravanje, loš protok informacija ili neka druga boljka, upravo je to polazište za stvaranje predodžbe kako centralna arhiva dokumenata, praćenje procesa, automatizacija aktivnosti, slanje obavijesti i druge poslovne funkcionalnosti mogu donijeti kvalitetniji i pouzdaniji rad.

OD ČEGA SE SASTOJI IZRADA INFORMACIJSKOG SUSTAVA?

Informatizacija poslovnog procesa zahtjeva odabir zaposlenika i konzultanata kojima je dostupno sve potrebno da bi se mogli napraviti analiza i dizajn poslovnih procesa, pregled funkcionalnosti koje će podržavati korake poslovnog procesa, implementacija sustava i integracija sa postojećim sustavima te edukacija korisnika.

Za uspješnu realizaciju projekta informatizacije važan je odabir kvalitetnog IT partnera koji će u suradnji s timom tvrtke raditi na izradi IT sustava. Veliko iskustvo tvrtke Evolva u projektima izrade informacijskih sustava za velike tvrtke može Vam osigurati vrhunsku tehničku podršku te stručan i profesionalan tim za Vaš projekt informatizacije.

Proces informatizacije započinjemo snimanjem postojećeg stanja i određivanjem ciljnog stanja. Prema zahtjevima korisnika pripremamo funkcionalnu i tehničku specifikaciju na temelju koje kreće osmišljavanje IT rješenja te pripremamo prototip korisničkog sučelja aplikacije. Zatim slijede razvoj rješenja pomoću naprednih web tehnologija, instalacija i konfiguracija, nadzor rada sustava i daljnje nadogradnje. Takvom metodologijom su obuhvaćeni svi potrebni koraci razvoja poslovnog softvera.

ZAŠTO RADITI INFORMACIJSKI SUSTAV PO MJERI?

Kupovina gotovog rješenja može riješiti jednostavan poslovni proces i pomoći zaposlenicima da posao obavljaju onako kako je to definirano tim softverskim rješenjem, ali to znači da će morati prilagoditi svoj rad. No, ako postoji specifičan proces onda se softversko rješenje prilagođava radu djelatnika i mora pratiti proces onako kako je to najbolje baš za to poduzeće. Ne postoji univerzalno pravilo o tome što je najbolje za neku tvrtku, ali kod odluke može pomoći preispitivanje kriterija o kojima smo pisali u objavi Razvoj softvera po mjeri ili gotovo rješenje?

O ČEMU NAJVIŠE OVISI USPJEH INFORMATIZACIJE?

Informatizacija poslovanja je jedan od najsloženijih projekata obzirom da nerijetko mijenja postojeće navike i procese rada, a koliko će takav zahvat biti uspješan ovisi o nekoliko faktora. Ako postoji čvrsta potpora vodstva tvrtke i ključnih zaposlenika onda uspjeh ovisi o raspoloživoj tehnologiji i sposobnosti IT tima da pomoću tehnologije čim više olakšaju ljudski rad i ubrzaju poslovni proces. Poslovne funkcionalnosti temeljene na web tehnologijama koje Evolva koristi za izradu softverskih rješenja po mjeri korisnika daju snagu i fleksibilnost koje su potrebne za kvalitetno upravljanje poslovnim procesima i automatizaciju radnih aktivnosti.

šTO TO ZNAČI ZA POSTOJEĆE SUSTAVE KOD KLIJENTA?

Poslovni softver može poboljšati pojedinu funkciju poduzeća odnosno digitalizirati rad nekog odjela, dok kompleksniji projekti mogu obuhvatiti informatizaciju i integraciju podataka svih odjela tvrtke. Ukoliko postoje informacijski sustavi koje korisnici već koriste bit će potrebno povezati podatke, a ako ti sustavi više ne zadovoljavaju potrebe korisnika vrijedi razmisliti o modernizaciji u vidu rekonstrukcije postojećih modula i funkcionalnosti u okviru novog sustava. U svakom slučaju valja zadržati vrijednost postojeće IT podrške.

KAKO SMANJITI RIZIK INFORMATIZACIJE?

Uprava i voditelji odjela trebaju zajedno sa zaposlenicima osmisliti kako će se odvijati proces podržan informacijskim sustavom odnosno definirati međuovisnost pojedinih zadataka i prepoznati gdje se točno u koracima procesa može ubrzati proces i povećati efikasnost. Kako je teško predvidjeti sve zahtjeve poželjno je postepeno graditi rješenje od okvirnog kostura do detalja, čak ako to traži zradu rješenja u fazama pri čemu je nakon svake faze preporučljivo ocijeniti uspješnost i revidirati zahtjeve pa tek zatim nastaviti u željenom smjeru.

KAKO OSIGURATI FINANCIJSKA SREDSTVA ZA INFORMATIZACIJU?

Poslovni subjekti često uoče potrebu za uvođenjem najnovijih ICT tehnologija, ali zbog nedostatka novčanih sredstava ne ulaze u takav projekt. Srećom postoji mogućnost sufinanciranja bespovratnim sredstvima koje nude ministarstva i EU fondovi. Neki od natječaja koji potpomažu ovakve projekte su "Primjena informacijske i komunikacijske tehnologije za poboljšanje poslovnih procesa", "Izgradnja proizvodnih kapaciteta i ulaganje u opremu" i "Ulaganje u proizvodnu tehnologiju" koje objavljuje Ministarstvo poduzetništva i obrta. Ako trebate pomoć u pripremi natječajne dokumentacije možemo Vam predložiti nekog od konzultanata sa kojima surađujemo.

KOJA SU OGRANIČENJA ICT TEHNOLOGIJE?

Iza želje za informatizacijom poslovnih procesa mogu se skrivati nerealna očekivanja, no treba imati na umu da se znanje, iskustvo i stručnost ne mogu automatizirati. Iako ICT tehnologije mogu znatno olakšati i ubrzati ljudski rad postoji ljudska vrijednost koju tehnologija ne može samo tako zamijeniti. Kao primjer navodimo kvalitetan unos podataka oji je važan da bi obrada tih podataka uopće bila od odgovarajuće vrijednosti. Jer ako korisnik unese pogrešne podatke niti najbolje riješen informacijski sustav ne može spasiti radnje i odluke koje se temelje na rezultatima obrade tih podataka.

šTO BI TREBAO BITI CILJ INFORMATIZACIJE?

Rezultat informatizacije treba biti efikasan informacijski sustav koji je podloga za brže i lakše obavljanje posla i donošenje kvalitetnih odluka. To je jedno od onih ulaganja bez kojih se načelno može, ali je nužan faktor da se kroz ubrzanje poslovnog procesa unaprijedi rad djelatnika i poveća kvaliteta poslovanja. Naša je želja da Vam pomognemo da iskoristite mogućnosti informacijsko-komunikacijskih tehnologija u svom poslovanju i povećate svoju konkurentnost na tržištu.