Nikolina Tomašković 17.06.2014. u kategoriji Evolution DMS

Iz širokog spektra funkcionalnosti koje podržava volution DMS, napredna tehnologija za upravljanje poslovnim dokumentima, svaki korisnik može izdvojiti nešto što mu najviše pomaže u radu. Prema iskustvima naših klijenata i koristima koje od ove tehnologije imaju u svom poslovanju pripremili smo popis naj-funkcionalnosti Evolution DMS-a.

10. DIGITALNO POTPISIVANJE

Umjesto potpisivanja fizičkih dokumenata koje zahtjeva troškove ispisa, dostave, praćenja i pohrane dokumenata, ali uključuje i mogućnost propusta i ljudske greške, Evolution DMS nudi mogućnost ubacivanja digitalne verzije vlastoručnog potpisa. Digitalno potpisivanje omogućava da se, nakon što se odrede pravila odobravanja dokumenata, brže i sigurnije potpisuju interni dokumenti i svi vanjski dokumenti kod kojih to zakonski propisi dozvoljavaju.

9. VALIDACIJA PODATAKA

Evolution DMS radi provjere unesenih podataka, i to od onih jednostavnijih kao npr. da li je brojčani unos upisan u valjanom formatu ili upozorava kada je u polje predviđeno za unos brojke upisan tekst, pa sve do složenijih validacija po željama korisnika kod kojih sustav radi razne matematičke ili druge provjere unosa.

8. FORENZIKA

Sustav pamti sve akcije korisnika pa se u svakom trenutku može vidjeti slijed svih radnji koje su odrađene na nekom ekranu aplikacije. Time se dobiva ne samo pregled nad unosom podataka i aktivnostima koje su djelatnici izvršili vezano za neki dokument, već općenito veća sigurnost i oprez djelatnika u radu.

7. SLANJE RADNIH ZADATAKA

Jedna od popularnih funkcionalnosti je mogućnost slanja email poruke sa direktnim linkom na dokument uz opis radnog zadataka kojeg djelatnik treba izvršiti po tom dokumentu. Na ovaj način je olakšano rukovanje istim dokumentom većem broju korisnika.

6. PREDLOŠCI ZA DOKUMENTE

Za djelatnike koji često kreiraju slične dokumente, kao što je to slučaj kod djelatnika javne uprave ili pravne službe neke tvrtke, od velike su pomoći unaprijed pripremljeni predlošci dokumenata koje će kod izrade novih dokumenata sustav automatski napuniti podacima iz aplikacije kako bi izrada novih dokumenata bila brža i točnija.

5. CHECKOUT/CHECKIN

Svaki Word ili Excel dokument možemo lako mijenjati uz svega par klika mišem nakon čega je ponovo dostupan u sustavu bez ručnog kopiranja datoteke na lokalno računalo. Sustav automatski sprema dokument sa centralnog repozitorija na lokalno računalo te nakon izmjene novu verziju vraća u centralni repozitorij.

4. RAZLIČITE MOGUĆNOSTI SKENIRANJA

Evolution DMS podržava jednostrano, obostrano i višestrano skeniranje dokumenata čime je omogućena brza digitalizacija fizičkih dokumenata. Drugim riječima, hrpa fizičkih dokumenata bit će lako pretvorena u digitalnu verziju, a odmah nakon skeniranja bit će dostupan PDF dokument koji može dalje nastaviti svoj put kroz proces.

3. EVOLUTION FS

Temeljena na istoj tehnologiji, Evolution Framework, funkcionalnost za upravljanje poslovnim procesima donosi dodatnu brzinu kod rada sa dokumentima. Riječ je o automatiziranom tijeku dokumenata kroz određeni proces prema pravilima obrade, odobravanja i drugih radnji po dokumentima.

2. VIŠEDIMENZIONALNA ORGANIZACIJA DOKUMENATA

Evolution DMS ima razne opcije filtriranja i pretraživanja koje nude odabir jednog ili više kriterija kako bi se traženi dokument brzo pronašao. Prilikom unosa dokumenta u sustav dovoljno je da korisnik pravilno odredi vrstu dokumenta, klijenta ili partnera na kojeg se dokument odnosi, upiše ključne riječi u opis dokumenta te eventualno druge detalje kao što je datum kreiranja dokumenta ili nešto drugo. To će biti dovoljno da drugi korisnici brzo pronađu dokument pomoću onih kriterija koji njima imaju najviše smisla.

1. KORIŠTENJE PUTEM WEB PREGLEDNIKA

Apsolutni favorit kad je u pitanju upravljanje dokumentima je pristup dokumentima kroz web preglednik. Ulaz u sustav putem interneta korisnicima sa udaljenih lokacija te sa mobilnih uređaja daje uvijek dostupnu centralnu evidenciju dokumenata. Online pristup posebno cijene tvrtke koje imaju radnike na terenu kao i velika poduzeća koja imaju podružnice u više gradova ili dislocirane organizacijske jedinice.

Naveli smo samo neke od funkcionalnosti koje našim klijentima donose brži i lakši rad sa dokumentima. Za razliku od drugih DMS rješenja na tržištu koja nude ograničenu konfiguraciju, tehnologija Evolution DMS omogućava nam da kreiramo svaki ekran aplikacije po mjeri korisnika i razvijamo rješenja prema njihovim specifičnim zahtjevima i potrebama.

Ako ste u ovom popisu prepoznali nešto što bi Vam moglo pomoći u Vašem poslu, sigurni smo da ćete sa tehnologijom Evolution DMS dobiti još puno značajnih koristi za kvalitetan rad sa dokumentima. Zato vas pozivamo da zatražite sastanak na kojem ćemo Vam predstaviti mogućnosti tehnologije Evolution DMS i pomoći kreirati rješenje za Vaše efikasno upravljanje dokumentima.