Nikolina Tomašković 16.12.2014. u kategoriji Evolution DMS

Prije godinu dana obratila nam se Zajednica športskih udruga grada Varaždina na preporuku Grada Varaždina. S obzirom da u Gradu Varaždinu koriste rješenje Evolva ePisarnica za efikasan rad sa predmetima u javnoj upravi i vrlo su zadovoljni koristima koje im donosi, Zajednica športskih udruga grada Varaždina je izrazila želju da uvedu isto takvo rješenje za rad s predmetima.

POLAZNA TOČKA: POTREBNO JE RJEŠENJE ZA URUDŽBIRANJE DOKUMENATA

U situaciji kada poslovanje treba biti u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, a želi se pregledno i brže aditi s predmetima, idealno rješenje je poslovna aplikacija za urudžbiranje i upravljanje dokumentima. Softversko rješenje za urudžbiranje dokumenata omogućava efikasno rješavanje predmeta što je presudno za transparentno djelovanje javne uprave. Glavni tajnik i administrativni referent Zajednice športskih udruga grada Varaždina su uz spomenute uočene potrebe istaknuli kako im je važno da mogu lako pronaći sve dokumente vezane za neki predmet i pratiti sve predmete koji pripadaju pojedinim izvršnim odborima i skupštinama kao i objekte kojima Zajednica raspolaže.

RJEŠENJE: WEB APLIKACIJA ePISARNICA

ePisarnica je dobro poznat pojam svima koji rade u javnoj upravi, prije svega jer se kroz takvo rješenje predmeti vode po odgovarajućim klasifikacijskim oznakama, a svi ulazni i izlazni akti se označavaju urudžbenim brojevima kako je propisano Uredbom o uredskom poslovanju. Kao i svaka udruga, gradsko tijelo ili javna uprava u Hrvatskoj, tako i Zajednica športskih udruga grada Varaždina sada može ostvarivati koristi od web aplikacije ePisarnica tijekom rada s neupravnim predmetima i upravnim predmetima I i II stupnja.

ePisarnica omogućava djelatnicima Zajednice da kod otvaranja novog predmeta unose podatke za omot spisa odnosno košuljicu predmeta koju zatim mogu isprintati i arhivirati u fizičkom obliku sa originalnom dokumentacijom. Rad sa predmetom dalje obavljaju kroz aplikaciju, a svaki fizički dokument mogu lako uskenirati i pri tome evidentirati u koji registrator je pospremljen original dokumenta kako bi ga kasnije lako pronašli. U bilo kojem trenutku mogu dodati i druge ulazne akte odnosno digitalizirati dokumente kao što su dopisi, zahtjevi, rješenja, ponude, ugovori, ulazni računi, izlazni računi, obračuni plaća ili drugo, a zajedno sa upisom svih potrebnih podataka upotpunjavaju sadržaj predmeta tako da je uz par klika mišem dostupno sve što je potrebno za rješavanje predmeta.

Softver je tako postao centralna digitalizirana arhiva gdje se nalaze svi dokumenti na jednom mjestu, a kod pretraživanja mogu se odabrati klasa, naziv stranke, vrsta dokumenta, datum otvaranja predmeta ili neki drugi kriteriji da bi se pristupilo svim dokumentima koji zadovoljavaju određene uvjete.

OSTVARENI CILJ: INFORMATIZACIJA PROCESA NA NAJLAKŠI NAČIN

Sva Evolva rješenja za upravljanje dokumentima baziraju se na tehnologijiEvolution DMS koja donosi brži rad s predmetima na način da djelatnici svaki korak tog procesa mogu obaviti puno lakše nego što su to radili sa fizičkim kolanjem dokumenata. Jedino što je potrebno da bi se pomoću Evolva rješenja mogla postići digitalizacija dokumenata i olakšati rad djelatnika je računalo sa pristupom internetu.

Nakon što već skoro godinu dana koriste rješenje ePisarnica djelatnici Zajednice športskih udruga grada Varaždina zaključuju da sada brže i lakše rade sa predmetima jer je dokumentacija tematski posložena, a naročito im koristi što su svi dokumenti dostupni iz web aplikacije a mogu lako pretraživati odnosno pronaći određeni dokument. Ono što je isto jako važno je kratko vrijeme učenja pa vrijedi spomenuti da su korisnici brzo savladali korištenje aplikacije i dobili kvalitetno softversko rješenje za urudžbiranje predmeta kroz koje lakše obavljaju svoj posao.

Trenutna situacija u odnosu na onu prije nego što je Zajednica športskih udruga grada Varaždina počela koristiti ePisarnicu još jednom pokazuje kako uhodano i u praksi već provjereno softversko rješenje može, i mora, biti podrška radu djelatnika u svakoj fazi njihovog rada. Kad je u pitanju rad sa predmetima koje mora pratiti zakonske propise Evolva ePisarnica pokriva sve zahtjeve digitalizacije rada sa predmetima što je i cilj informatizacije procesa za poslovanje svake udruge, grada ili općine. Saznajte više o aplikaciji ePisarnica li nas za dogovor s astanka i prezentacije slobodno kontaktirajte.