Kako biste dobili uvid u funkcioniranje sustava za stratešku naplatu potraživanja prikazat ćemo kako primjena ovog sustava izgleda na primjeru jedne tvrtke.

Direktor sektora naplate zajedno sa koordinatorima definira strategije za pojedine grupe dužnika. Za svaku strategiju se određuje prioritet pojedinih aktivnosti, a pomoću vizualnog alata za upravljanje procesom (workflow) definira se međuovisnost pojedinih koraka i odgovorne osobe za njihovo izvršenje.

Sustav na početku svakog dana dobiva svježe podatke o dugovima i dužnicima iz postojećih vanjskih sustava kod klijenta. Temeljem tih podataka i definiranih pravila sustav automatski izvršava automatske aktivnosti te djelatnicima naplate dodjeljuje zadatke koje trebaju odraditi uz pomoć sustava.

Djelatnik slijedi popis zadataka koje mu je sustav posložio po prioritetu. Za svaki zadatak u sustavu pregledava informacije o predmetu, postojeću dokumentaciju, napomene i komentare odnosno arhivu ranije odrađenih aktivnosti, te bilježi rezultate odrađivanja zadatka. Za izradu dokumenata koristi predloške za dokumente koje će sustav automatski ispuniti sa podacima.

Istovremeno sa radom djelatnika, sustav automatski odrađuje aktivnosti za koje nije nužan rad djelatnika kao što je npr. slanje sms poruke 5 dana nakon isteka roka za plaćanje ili slično.

Menadžer analizira dugovni portfelj na način da pomoću grafičkog pivot prikaza i Excel izvještaja utvrđuje problematične grupe potraživanja i kritične točke u radu djelatnika naplate, a ujedno određuje prioritete za naplatu.

Pivot prikaz podataka olakšava pregled i usporedbu predmeta prema više kriterija, a za svaku grupu predmeta se može zatražiti Excel izvještaj sa točnim popisom pojedinih potraživanja. Uz to, sustav redovito šalje određene izvještaje na e-mail koje menadžeri pregledavaju bez ulaska u aplikaciju.

Na temelju analize podataka u sustavu menadžer će u dogovoru sa koordinatorima odrediti nove poslovne odluke koje će isprobati pomoću testiranja strategija, primjerice umjesto pismenih opomena prakticirat će telefonski poziv. Ujedno će promijeniti prioritete aktivnostima te drugačije rasporediti posao po odjelima i djelatnicima.

Na ovom primjeru vidimo kako se pomoću sustava za stratešku naplatu potraživanja upravlja procesom naplate te se temeljem testiranja različitih strategija odnosno poslovnih odluka prepoznaju faktori uspjeha naplate potraživanja. Na taj način se uz efikasnost djelatnika i uspješnost pojedinih aktivnosti ostvaruju vrhunski rezultati u naplati potraživanja.